W ramach cyklu kontrolnego, tym razem, Drogie Panie, zajmiemy się kontrolą naszych firm przez ZUS.

Taka kontrola może oczywiście dotknąć każdą z firm. Pamiętać jednak należy, to o czym pisałyśmy wcześniej, kontrola nie może mieć charakteru dowolnego i swobodnego. Kontrolę prowadzą inspektorzy ZUS, ale musi się ona opierać o obowiązujące przepisy w tym m.in. o ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przedmiotem podejmowanych sprawdzeń może być w szczególności:

1)    zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;

2)    prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;

3)    ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;

4)    prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;

5)    wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;

6)    dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

W trakcie kontroli inspektor ma prawo:

• badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;
• dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
• zabezpieczać zebrane dowody;
• żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
• legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
• przesłuchiwać świadków;
• przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Natomiast firma, która jest kontrolowana ma m.in. obowiązek:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
• udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu;
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
• udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
• przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Znając prawa inspektorów i nasze obowiązki, możemy pilnie i z uwagą „śledzić” poczynania kontrolujących, aby nie wychodzili poza ramy obowiązujących przepisów.

Ważne, jest to, iż rozpoczynając kontrolę Inspektor obowiązany jest do okazania legitymacji służbowej i doręczeniu nam upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Ustalenia kontroli nie mogą być spisane w jakiejkolwiek, dowolnej formie. W tym zakresie obowiązuje ściśle określony protokół kontroli, gdzie przepisy jasno i klarownie opisują, co taki dokument powinien zawierać.

Jeśli nie zgadzamy się z tym co zostało opisane w protokole, mamy prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania tego dokumentu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe.

W sytuacji złożenia zastrzeżeń, Inspektor kontroli ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie.

To uprawnienie jest niezwykle istotne, i jak mamy wątpliwości lub zastrzeżenia korzystajmy ze swoich uprawnień, bowiem protokół stanowi podstawę do wydania decyzji.

Oczywiście od decyzji przysługują środki odwoławcze, ale w tym zakresie mają zastosowanie przepisy zawarte w kodeksie postępowania administracyjnego.

 

WARTO PAMIĘTAĆ!

Istotnym uprawnieniem jest i to, że firmy działają w oparciu o przepisy dotyczące działalności gospodarczej. Przepisy te dają nam pewną ochronę przed bezprawnymi działaniami kontrolnymi.

 

Mianowicie:

• przedsiębiorcy, który poniósł szkodę na skutek przeprowadzenia czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, przysługuje odszkodowanie,
• dowody przeprowadzone w toku kontroli przez organ kontroli z naruszeniem przepisów prawa, jeżeli miały istotny wpływ na wyniki kontroli, nie mogą stanowić dowodu w żadnym postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karno-skarbowym dotyczącym kontrolowanego przedsiębiorcy,
• organy kontroli obowiązane są zawiadamiać przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli, zaś kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli,
• nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy.

Pamiętajmy o przysługujących nam uprawnieniach i korzystajmy z nich jeśli są ku temu podstawy. Być może w przyszłości uchroni nas przed skutkami błędnych decyzji, które jak wiemy, zdarzają się nierzadko.