W tym tygodniu postanowiłam przybliżyć kwestię zapoznawania się z aktami sądowymi. Na blogu poruszałam kiedyś to zagadnienie, ale ostatnio miałam kilka pytań w tej materii, dlatego wracam do sprawy. Oczywiście głównie skupię się na praktycznych poradach, bo te jak mniemam są najbardziej istotne.

W sprawach cywilnych dostęp do akt sprawy sądowej mają strony postępowania i ich pełnomocnicy. Innymi słowy akta mogą przeglądać powód, pozwany, w  postępowaniach nieprocesowych: wnioskodawca i uczestnik. Nawet jeśli strona korzysta z pomocy zawodowego pełnomocnika, nie traci żadnych uprawnień jako strona i w tym przypadku może także udać się do sądu i akta przeglądać.

W postępowaniu karnym oczywiście prawo do wglądu do akt posiada oskarżony i jego obrońca, prokurator, który pełni rolę oskarżyciela publicznego. Pokrzywdzony ma prawo wglądu do akt, jeśli działa w charakterze oskarżyciela posiłkowego.

Natomiast zgodnie z przepisami dodatkowo dostęp do danej sprawy za zezwoleniem przewodniczącego wydziału w danym sądzie może mieć osoba która usprawiedliwi potrzebę przejrzenia akt.

Ci, którzy mają dostęp do akt mają prawo do:

1. sporządzania, otrzymywania odpisów i wyciągów z akt sprawy,
2. otrzymywanie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z akt sprawy.

Jak to wygląda w praktyce?

Gdy jesteście stroną w sprawie i przyszedł moment, że chcecie zapoznać się z aktami, trzeba najpierw skontaktować się z sądem, w którym prowadzona jest sprawa i akta zamówić do czytelni.

Akta można zamówić telefonicznie lub mailowo, a także osobiście za pośrednictwem Biur Obsługi Interesantów (BOI), które działają w każdym sądzie. Telefony i adresy mailowe są podane na stronach internetowych danego sądu. Zamawiając akta, należy wskazać sygnaturę sprawy, wydział sądu w którym toczy się dane postępowanie i oczywiście podać swoje imię i nazwisko wraz ze wskazaniem w jakim charakterze występujemy w sprawie (np. powód, pozwany, itp.). Należy też wskazać termin, kiedy chcielibyśmy, aby akta były dostępne.

Kiedy zakończona jest już wstępna procedura i otrzymujecie potwierdzenie, że aka będą dostępne dla Was konkretnego dnia, należy udać się do sądu do czytelni.

Przed skorzystaniem z czytelni macie obowiązek :zapoznać się z  regulaminem czytelni i stosować się do jego postanowień.

Przyjmowanie interesantów w czytelni

Interesanci przyjmowani są w czytelni po ich bezpośrednim przybyciu. Choć należy pamiętać, że w niektórych sądach najpierw pobiera się numerek i po jego wyświetleniu można do czytelni wejść. Po czym należy podać sygnaturę akt, wydział sądu i okazać dowód osobisty lub inny dokument potwierdzający tożsamość, aby pracownik czytelni mógł potwierdzić tożsamość i  stwierdzić, czy jesteście osobą, która może mieć dostęp do akt.

Osoby pracujące w Czytelni zobowiązane są do sprawdzenia danych osoby, która chce zapoznać się z aktami, jak również jej statusu, umocowania w sprawie (tzn. czy ma możliwość wglądu do akt sprawy – np. czy jest stroną/uczestnikiem, pełnomocnikiem strony/uczestnika, czy w aktach sprawy znajduje się stosowne umocowanie)
Po dokonaniu tej weryfikacji pracownik czytelni wypełnia druk zamówienia, na którym wpisuje m.in. dane strony, jej status w sprawie, numer dowodu osobistego, godzinę przybycia itp.

Czytanie akt

Jeśli ograniczacie się tylko do czytania akt i robienia sobie notatek, to robicie to na podstawie faktu, że jest  dostęp do akt. Taka czynność jest bezpłatna.

Robienie kserokopii, fotografii, odpisów z akt.

Jeśli chcecie sfotografować akta, oczywiście musicie mieć przy sobie swoje urządzenie do wykonania zdjęć. Ta czynność jest bezpłatna, ale wymaga zgody. Zatem trzeba poinformować pracownika czytelni, że chcecie akta fotografować. Wówczas otrzymacie prosty formularz do wypełnienia i po otrzymaniu zgody, można przystąpić do dokumentowania akt.

Jeśli chodzi o uzyskanie kserokopii akt sprawy, wówczas procedura jest podobna jak w przypadku fotografowania akt. Należy w formularzu podać, że potrzebna jest Wam kserokopia akt sprawy w całości lub poszczególnych kart. Po uzyskaniu zgody, odpowiednia ilość stron jest kserowana przez pracownika sądu. Pamiętać jednak należy, iż kserokopie są płatne.

W przypadku pozyskania odpisów, należy złożyć stosowny wniosek do sądu. W tym przypadku, podobnie jak w przypadku kserokopii taka czynność jest odpłatna.

Ważne

Pamiętajcie, aby zapoznawać się z aktami z odpowiednim wyprzedzeniem w sprawach, które są w toku. Generalnie, w dniu kiedy jest rozprawa lub posiedzenie, akta nie będą dostępne w czytelni. Taka sytuacja może mieć miejsce także na dzień przed rozprawą lub posiedzeniem. W takich terminach najczęściej akta znajdują się u sędziego, który też musi mieć czas, żeby mieć wgląd do akt, zapoznać się z nimi, czy po prostu najzwyczajniej w świecie przypomnieć sobie sprawę.

Jeszcze jedna istotna kwestia, spotkałam się z takim stwierdzeniem, że dzięki temu, iż obecnie można mieć elektroniczny dostęp do akt sądowych, nie trzeba korzystać z czytelni. Owszem każdy robi i czyni jak uważa za stosowne. Natomiast w dostępie elektronicznym przez Portal informacyjny sądu, mamy wgląd do protokołów z rozpraw, mamy dostęp do postanowień, zarządzeń, czy nawet wyroku. Nie ma natomiast dostępu do pism sporządzanych przez strony. Jedynie widnieje informacja, że takowe pismo strona złożyła. Dlatego chcąc nie chcąc od czasu do czasu trzeba udać się do sądu aby zobaczyć co się dzieje w danej sprawie.