Dawno, dawno temu (to nie jest początek bajki, niestety), napisałam artykuł o umowach zawieranych w formie ustnej.

Ponieważ u mnie życie klientów najczęściej pisze scenariusze na bloga, więc tym razem, skoro pojawiła się kwestia ustnych umów, biorę się za przekazanie informacji w tym zakresie.

Umowa ustna jest w polskim prawie cywilnym, co do zasady, w pełni ważna i skuteczna, ponieważ podstawową zasadą prawa zobowiązań jest swoboda formy czynności prawnych.  Oznacza to, że do zawarcia umowy wystarczy zgodne oświadczenie woli stron co do jej istotnych postanowień i zdolność do czynności prawnych.

No chyba że przepis wymaga formy szczególnej pod rygorem nieważności, jak na przykład akt notarialny przy przeniesieniu własności nieruchomości czy forma pisemna zastrzeżona ad solemnitatem w niektórych umowach (czyli, zrób to w formie zastrzeżonej, bo inaczej umowa nie istnieje).

Natomiast w zdecydowanej większości relacji cywilnoprawnych, gospodarczych czy konsumenckich umowy zawierane są albo mogą być zawierane w sposób ustny lub dorozumiany.

W praktyce oznacza to, że strony uzgadniają warunki np. telefonicznie, w rozmowie bezpośredniej, przez wiadomości SMS, e-mail albo nawet komunikatory internetowe i taka forma co do zasady wywołuje pełne skutki prawne.

Problem pojawia się jednak, gdy strony mają odmienne spojrzenie na umowę, albo uznają, że któraś ze stron nie dopełniła ustalonych warunków, a druga np. twierdzi, że takich ustaleń nie było.

Znasz takie sytuacje? Znasz na pewno. Jeśli Tobie się nie przydarzyło, to zapewne komuś  ze znajomych lub rodziny.

Jeśli spór wystąpi, a strony nie dogadają się, wówczas najczęściej sprawa trafia do Sądu.

Co wówczas?

W sytuacji sporu Sąd będzie analizował, co wykazują środki dowodowe złożone przez strony.

Zatem kluczowe znaczenie mają wiadomości pisemne, historia korespondencji, potwierdzenia przelewów, opisy w tytułach płatności, zachowanie stron po zawarciu umowy, które może wskazywać na jej faktyczne wykonywanie, a także zeznania świadków.

Przy czym w praktyce to właśnie brak twardych dowodów powoduje, że jedna ze stron zaczyna twierdzić, iż umowy w ogóle nie było albo że jej zakres był zupełnie inny niż twierdzi druga strona.

To jest szczególnie częste w relacjach opartych na zaufaniu, w umowach rodzinnych, usługowych czy między przedsiębiorcami, gdzie przez długi czas wszystko funkcjonuje bez formalizacji, a dopiero konflikt ujawnia brak precyzyjnych ustaleń.

Dlatego z perspektywy praktyki prawniczej kluczowe jest uświadomienie, że umowa ustna nie jest „słabsza” prawnie, ale jest znacznie bardziej ryzykowna dowodowo, ponieważ w procesie cywilnym nie wystarczy przekonanie o istnieniu ustaleń, trzeba jeszcze wykazać ich treść i zakres, co w razie sporu często decyduje o przegranej lub wygranej sprawie.

Dlatego w praktyce warto stosować proste zabezpieczenia, które nie wymagają skomplikowanej dokumentacji, takie jak potwierdzenie ustaleń w krótkim mailu po rozmowie, wiadomość podsumowująca warunki współpracy, nawet lakoniczna, ale jednoznaczna, przelewy z odpowiednim opisem wskazującym na podstawę płatności, czy choćby podstawowa umowa w formie elektronicznej.  Takie działania w znaczący sposób minimalizują ryzyko późniejszych sporów i w praktyce często przesądzają o wyniku postępowania, bo w sprawach cywilnych nie decyduje sama „prawda materialna”, a znacznie częściej decyduje to, co da się skutecznie udowodnić przed sądem.

Umowa ustna bez żadnego śladu dowodowego bardzo szybko przestaje istnieć w sensie procesowym, nawet jeśli w rzeczywistości była wykonywana przez długi czas i obie strony ją respektowały.

Dlatego właśnie umowa ustna ma w sobie coś z romantycznej relacji.

Dlaczego?

Dlatego, że na początku wszystko jest jasne, obie strony „dokładnie wiedzą, o co chodzi”, nikt nie widzi potrzeby niczego zapisywać, bo przecież „po co komplikować”. Potem mija czas, emocje opadają, pamięć robi się wybiórcza i nagle okazuje się, że jedna strona pamięta ustalenia w wersji premium, a druga w wersji „basic z promocji”.

Wtedy wchodzi prawo całe na biało lub na czarno (nie wiem), z pytaniem: „a czy macie coś na piśmie?”. Jeśli nie, to zaczyna się procesowa archeologia, czyli odtwarzanie rzeczywistości z SMS-ów, przelewów i dobrej woli świadków, którzy też nagle dziwnie różnie pamiętają tę samą rozmowę.

Morał z tego jest dość prosty: prawo nie wymaga, żeby wszystko było na papierze, ale rzeczywistość bardzo lubi, kiedy jednak coś tam po sobie zostawimy. Pamięć ludzka bywa kreatywna, a kreatywność w sądzie rzadko jest okolicznością  „łagodzącą”.

To wszystko na dzisiaj, życzę pięknego dnia i do miłego.