Wezwanie do zapłaty. Dlaczego nie warto go ignorować?

Do Kancelarii bardzo często trafiają osoby, które przynoszą ze sobą pismo z napisem „Wezwanie do zapłaty”. Niestety równie często słyszę: „Leżało kilka tygodni w szufladzie”, „Myślałam, że to tylko straszenie”, „Nie odpisałem, bo uznałem, że skoro nie reaguję, sprawa sama ucichnie”.

To jeden z najpoważniejszych błędów, jakie można popełnić. Wezwanie do zapłaty nie jest jeszcze wyrokiem sądu, ale bardzo często stanowi ostatni sygnał przed rozpoczęciem postępowania sądowego. Zignorowanie go może spowodować, że sprawa stanie się znacznie bardziej skomplikowana i kosztowna.

Przede wszystkim warto wiedzieć, czym właściwie jest wezwanie do zapłaty?

To oświadczenie wierzyciela skierowane do dłużnika, w którym wskazuje  jaka kwota jest należna, z czego wynika obowiązek  zapłaty oraz wyznacza termin na dobrowolne uregulowanie zobowiązania.

Dla wielu przedsiębiorców wysłanie wezwania jest standardowym etapem poprzedzającym wniesienie pozwu. W przypadku osób prywatnych również coraz częściej jest ono pierwszą próbą rozwiązania sporu bez angażowania sądu.

W praktyce wezwania dotyczą bardzo różnych sytuacji. Niezapłaconej faktury za wykonane usługi. Pożyczki udzielonej znajomemu, która miała zostać zwrócona „za miesiąc”, a od kilku lat nie została oddana. Zaległego czynszu najmu. Rozliczeń pomiędzy byłymi małżonkami czy współwłaścicielami nieruchomości. Wynagrodzenia za wykonane prace remontowe. Odszkodowania wynikającego z niewykonania umowy. Każda z tych spraw wygląda inaczej, ale wszystkie mają wspólny mianownik tj. druga strona oczekuje zapłaty i daje jeszcze szansę na polubowne zakończenie sporu.

Wyobraźmy sobie prostą sytuację. Pan Adam wykonał remont mieszkania za 18 000 zł. Klient odebrał prace, podpisał protokół odbioru, ale od trzech miesięcy nie płaci. Pan Adam wysyła profesjonalnie przygotowane wezwanie do zapłaty z siedmiodniowym terminem. Klient nadal milczy. Sprawa trafia do sądu. Po kilku miesiącach zapada wyrok zasądzający należność. Do pierwotnej kwoty dochodzą odsetki ustawowe za opóźnienie, opłata sądowa, koszty zastępstwa procesowego, a po skierowaniu sprawy do komornika także koszty egzekucji. Dług, który początkowo wynosił 18 000 zł, może znacząco wzrosnąć tylko dlatego, że dłużnik zignorował pierwsze pismo. Teoretycznie dług ten może wzrosnąć dwukrotnie.

Zdarza się również sytuacja odwrotna. Pani Anna otrzymuje wezwanie do zapłaty na kwotę 24 000 zł od firmy, z którą współpracowała dwa lata wcześniej. Po analizie dokumentów okazuje się, że część należności została już uregulowana, część odsetek naliczono błędnie, a część roszczeń jest przedawniona. Gdyby bezrefleksyjnie zapłaciła całą wskazaną kwotę, straciłaby kilka tysięcy złotych. Wystarczyła jednak szybka analiza dokumentów oraz odpowiedź na wezwanie, aby spór przybrał zupełnie inny obrót.

To pokazuje bardzo ważną zasadę, a mianowicie, że wezwania do zapłaty nie należy ani ignorować, ani automatycznie uznawać za słuszne.

Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, czy roszczenie rzeczywiście istnieje. Należy sprawdzić zawartą umowę, faktury, potwierdzenia przelewów, korespondencję, protokoły odbioru prac czy inne dokumenty. Warto zweryfikować, czy kwota została prawidłowo wyliczona, czy odsetki naliczono zgodnie z przepisami oraz czy roszczenie nie uległo przedawnieniu. Czasami jedno pismo sporządzone przez pełnomocnika wystarcza, aby druga strona zweryfikowała swoje stanowisko.

Z drugiej strony, jeżeli po analizie okaże się, że wierzyciel ma rację, również nie warto zwlekać. Brak pieniędzy nie oznacza, że jedynym rozwiązaniem jest bierne oczekiwanie na pozew. Wielu wierzycieli jest gotowych zawrzeć ugodę, rozłożyć należność na raty albo odroczyć termin płatności. Dla obu stron jest to często rozwiązanie korzystniejsze niż wielomiesięczny proces sądowy. W mojej praktyce zawodowej wielokrotnie zdarzało się, że odpowiednio przeprowadzone negocjacje pozwalały zakończyć spór bez angażowania sądu, a strony oszczędzały zarówno czas jak i pieniądze.

Osobną kwestią jest sytuacja wierzyciela. Wielu Klientów przychodzi do Kancelarii dopiero wtedy, gdy od kilku miesięcy bezskutecznie prosi o zapłatę. Wysyłają kolejne wiadomości SMS, e-maile, dzwonią i przypominają o długu. Tymczasem profesjonalne wezwanie do zapłaty ma znacznie większą siłę oddziaływania. Jasno wskazuje podstawę prawną roszczenia, wysokość należności, termin zapłaty oraz konsekwencje braku wykonania zobowiązania. Dla dłużnika jest to wyraźny sygnał, że wierzyciel jest przygotowany do skierowania sprawy na drogę sądową.

Pamiętajmy również, że wezwanie do zapłaty może odgrywać istotną rolę dowodową. W postępowaniu sądowym często stanowi dowód, że wierzyciel próbował rozwiązać spór polubownie, a dłużnik został poinformowany o istnieniu roszczenia i miał możliwość dobrowolnego spełnienia świadczenia. Choć przepisy nie zawsze wymagają wcześniejszego wysłania wezwania, jego brak może niekiedy utrudnić dochodzenie odsetek za opóźnienie lub wykazanie momentu, od którego dłużnik pozostaje w tymże opóźnieniu.

Warto również pamiętać o jeszcze jednym aspekcie. Coraz częściej wezwania do zapłaty wysyłane są drogą elektroniczną. Otrzymujemy je e-mailem, za pośrednictwem platform do doręczeń elektronicznych czy systemów obsługi Klientów. Nie należy zakładać, że skoro pismo nie przyszło listem poleconym, można je zlekceważyć. Liczy się przede wszystkim treść wezwania i możliwość wykazania, że dotarło ono do adresata.

Na zakończenie chciałabym zwrócić uwagę na prostą zasadę, którą powtarzam  Klientom. Wezwanie do zapłaty nie jest powodem do paniki, ale zawsze jest powodem do działania. Czasami wystarczy zapłacić należność, czasami warto podjąć negocjacje, a niekiedy należy zdecydowanie zakwestionować roszczenie. Najgorszą decyzją jest jednak brak jakiejkolwiek reakcji. W prawie milczenie bardzo rzadko rozwiązuje problemy. Zdecydowanie częściej powoduje, że z każdym kolejnym miesiącem rosną odsetki, koszty postępowania i ryzyko egzekucji.

Jeżeli otrzymałeś wezwanie do zapłaty i nie wiesz jak postąpić, nie podejmuj decyzji pod wpływem emocji. Warto skonsultować sprawę z prawnikiem, który oceni zasadność roszczenia, wskaże możliwe rozwiązania i pomoże wybrać najlepszą strategię działania.

Z kolei jeśli to Ty czekasz na zapłatę swoich pieniędzy, pamiętaj, że dobrze przygotowane wezwanie do zapłaty bardzo często okazuje się najtańszym, najszybszym i najskuteczniejszym sposobem na odzyskanie należności  jeszcze zanim sprawa trafi do sądu.

Na dzisiaj to tyle, życzę pięknego dnia i do miłego.