W codziennym życiu gromadzimy dziesiątki dokumentów, ale dopiero w sytuacjach kryzysowych okazuje się jak ważne jest ich szybkie odnalezienie.

Jako radca prawny wiem, że sprawy klientów często komplikują się tylko dlatego, że… nie mogą znaleźć kluczowych papierów, a nie ma możliwości pozyskania odpisów, czy duplikatów.

Oczywiście, gdy Klient toczy sprawę sądową, nie oznacza to, że na pewno przegra sprawę, ale ryzyko się zwiększa. Być może będzie miał świadków, którzy będą w stanie potwierdzić, to co znajdowało się w dokumencie, który gdzieś przepadł.

Dlatego przygotowałam dzisiaj krótki, praktyczny poradnik jakie dokumenty warto przechowywać w domu, a najlepiej w jednym i łatwo dostępnym miejscu.

Wiem, że ktoś może podnieść, iż wszystko da się odtworzyć, że w dobie techniki istnieją elektroniczne dostępy do dokumentów. Owszem wiele dokumentów da się odtworzyć, ale zapewniam, że nie wszystkie.

Niezależnie od tego, czy ktoś uważać będzie ten poradnik za słuszny, czy archaiczny i niepotrzebny, nieważne. Przecież każdy robi tak jak uważa, a komuś może wpis się przydać.

Zatem zaczynamy.

Umowy i dokumenty finansowe

To grupa dokumentów, które najczęściej przydają się w sporach, reklamacjach czy negocjacjach z usługodawcami. W szczególności: umowy najmu, sprzedaży, pożyczki, umowy z bankiem (kredyty, rachunki, lokaty), regulaminy i aneksy, harmonogramy spłat.

Dlaczego to ważne?

Brak umowy albo niemożność jej szybkiego odnalezienia często utrudnia prowadzenie sprawy cywilnej. W sądzie dowód w postaci umowy to absolutna podstawa.

Teraz podam przykład, który pochodzi z realnego życia. Otóż, Klient zgłosił się do mnie w tzw. sprawie „frankowej”. Umowę zawierał z Bankiem w 2006 r. i nie mógł odnaleźć jej u siebie. Wystąpiliśmy do Banku o przesłanie umowy. Co się okazało? Bank niestety nie mógł tej umowy odnaleźć. Wydawało się, że będzie „lipa”. W międzyczasie uzyskaliśmy zaświadczenie o wpłaconych kwotach do Banku, ale umowy nadal nie mamy. Zaczęły się więc poszukiwania. W międzyczasie Klient przeszukał cały dom i ku naszej radości umowa znalazła się. Niestety straciliśmy prawie dwa miesiące, a jak wiadomo z uwagi na „zawalone” sądy sprawami, czas oczekiwania na pierwszą rozprawę jest długi.

Czyli warto taki dokument trzymać w domu, ale w miejscu do którego się łatwo dotrze i jeszcze pamięta się, że tam jest.

Dokumenty rodzinne i osobiste, itp.

Warto trzymać je razem, w jednej teczce, najlepiej w miejscu odpornym na zniszczenia. W szczególności:

• akty stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu), choć takowe możemy dzisiaj uzyskać elektronicznie, jednak nic się nie stanie, gdy będziemy sobie je spokojnie trzymać,
• testamenty i oświadczenia dotyczące spraw spadkowych, to naprawdę ważne,
• orzeczenia sądu rodzinnego (alimenty, rozwody, kontakty z dzieckiem),
• pełnomocnictwa.

Dlaczego to ważne?

W sytuacjach nagłych np. konieczność uzyskania odpisu aktu, zgłoszenia spadku czy pilnego złożenia pełnomocnictwa szybki dostęp do dokumentu oszczędza czas i stres. Każdy z tych dokumentów możemy oczywiście uzyskać, ale to trwa jakiś czas.

Dokumenty nieruchomości.

Każdy właściciel nieruchomości powinien przechowywać:

• akty notarialne, warto naprawdę, szczególnie, gdy nabyliśmy nieruchomość lata temu i teraz nie pamiętamy, u jakiego notariusza był sporządzony akt,
• umowy deweloperskie i odbiorowe,
• protokoły zdawczo-odbiorcze.

Dlaczego to ważne?

Przy sprzedaży, wynajmie albo sporach o opłaty te dokumenty są kluczowe. Zdarza się, że klienci szukają aktu notarialnego tygodniami, a bez niego nie da się przeprowadzić żadnej czynności. Mało tego np. w sporach sądowych z developerami często są potrzebne różnego rodzaju protokoły, a to wiadomo już nie jest takie proste do odtworzenia.

Dlaczego warto trzymać dokumenty w domu, skoro wszystko można uzyskać ponownie?

Wielu klientów pyta, po co przechowywać umowy, akty notarialne czy pisma z urzędu, skoro w razie potrzeby można otrzymać ich odpis lub duplikat. Jako radca prawny mogę powiedzieć jedno: można, ale nie zawsze tak łatwo, szybko i bez konsekwencji. Oto najważniejsze powody, by nie wyrzucać dokumentów i trzymać je w jednym miejscu.

Odzyskanie dokumentu często trwa tygodnie

• Banki mają określone procedury archiwizacji duplikat umowy kredytu czy rachunku potrafi być wydawany od kilku dni do nawet 30 dni, czasem odpłatnie.
• Urzędy skarbowe również działają w terminach ustawowych,  a to często 7, 14 lub 30 dni na ponowne wydanie dokumentu.
• Notariusz przechowuje akta, ale odpisy wydaje na wniosek, a nie „od ręki”.

Jeżeli dokument jest pilnie potrzebny do sprawy sądowej, kontroli lub transakcji czekanie może skomplikować całą sytuację.

Nie każdy dokument da się uzyskać ponownie w identycznej formie

Niektóre dokumenty:

• były wydawane przez instytucje, które już nie istnieją (banki po fuzjach, spółki w likwidacji),
• nie są archiwizowane w pełnym zakresie,
• zawierają unikalne załączniki, których nikt nie odtworzy (np. protokoły odbioru, mapki, ręczne podpisy).

W praktyce sądowej brak oryginału albo konkretnego załącznika potrafi całkowicie zmienić ocenę dowodową. Miałam w praktyce sprawę sądową dotyczącą kwestii pewnej nieruchomości. Nie podając szczegółów, konieczna była sporządzona lata temu mapka dotycząca tej nieruchomości. Niestety ani mój Klient jej nie miał, ani nie było jej w żadnym archiwum.

Uzyskanie duplikatu może kosztować.

Banki czy ubezpieczyciele często pobierają opłaty za wydanie duplikatu umowy, regulaminów. Choć uważam to za  „nieładne” zachowanie, ale co zrobić. Czyli dla klienta to niepotrzebne koszty, a dla prawnika, który czeka na te dokumenty stanowi to dodatkowe opóźnienia.

Dokument może być potrzebny „tu i teraz”

Są sytuacje, w których liczą się dni:

• wezwanie do uzupełnienia braków formalnych,
• pilna odpowiedź na pismo przeciwnika,
• podpisanie umowy sprzedaży nieruchomości,
• załatwienie sprawy bankowej,
• złożenie wniosku o zwrot podatku lub korektę deklaracji.

Brak dokumentu w takim momencie potrafi zatrzymać całą transakcję lub osłabić pozycję proceduralną, a nawet spowodować, że np. pozew zostanie zwrócony, bo nie zdążyliśmy uzupełnić braków formalnych o brakujący dokument.

Oryginał ma większą wartość dowodową.

Sądy często preferują dokument oryginalny, zwłaszcza:

• akty notarialne,
• umowy,
• pełnomocnictwa,
• dokumenty z podpisami własnoręcznymi.

Oczywiście można przedstawić kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem tylko należy pamiętać, że ten kto potwierdza tę zgodność musi widzieć oryginał.

„Nie da się odtworzyć pamięci czasu”.

Oryginał dokumentu to także:

• data jego zawarcia,
• kontekst okoliczności,
• załączniki, itp.

Uzyskując duplikat, bardzo często brakuje pełnego pakietu dokumentów tworzących całość. Z prawnego punktu widzenia to różnica ogromna.

Nawet jeśli większość dokumentów można odzyskać, to trwa to długo, kosztuje, bywa niekompletne, może mieć mniejszą wartość dowodową, a w kryzysowych sytuacjach zwyczajnie nie ma na to czasu.

Dlatego przechowywanie dokumentów w domu to nie „zbieractwo”, ale praktyczne zabezpieczenie interesów prawnych i finansowych.

Tymczasem na dzisiaj wystarczy praktycznych porad. Zapraszam do następnego wpisu i życzę pięknego dnia.