Obowiązek faktur elektronicznych od 2026 roku: co zmienia KSeF i jak się przygotować?

Od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), co oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury właśnie przez ten system. Przepisy weszły w życie na drodze nowelizacji ustawy o VAT i ustawy KSeF.

Co to jest KSeF?

To jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), będący  platformą teleinformatyczną  zarządzaną przez Ministerstwo Finansów/Krajową Administrację Skarbową. System pozwala wystawiać, otrzymywać i przechowywać faktury w ujednoliconym formacie.

Termin wprowadzenia i harmonogram.

Obowiązkowe korzystanie z KSeF będzie wprowadzane etapami:

Wiadomo, że większość z nas nie lubi zmian, w biznesie też, ale co zrobić jak ustawodawca często za nas decyduje. W sprawie wystawiania faktur tak właśnie się stało i nie ma wyjścia trzeba będzie wprowadzać zmiany w życie.

Etap 1 – duże przedsiębiorstwa	Podatnicy, których wartość sprzedaży brutto wraz z VAT za rok 2024 przekroczyła 200 mln zł	1 lutego 2026 r.
Etap 2 – pozostali podatnicy VAT (czynni i zwolnieni)	Pozostali przedsiębiorcy podlegający VAT (również zwolnieni z VAT, którzy wystawiają faktury)	1 kwietnia 2026 r.
Odroczenie dla mikroprzedsiębiorców / „wykluczonych cyfrowo”	Firmy o bardzo niskich przychodach / sprzedaży fakturowanej niewielkiej (miesięcznie do ok. 10 000 zł brutto)	1 stycznia 2027 r.

Dodatkowo, istnieje okres przejściowy, podczas którego będą obowiązywały pewne ułatwienia, np. brak kar za błędy popełnione przy fakturowaniu przez KSeF.

Zakres obowiązku i wyjątki.

Obowiązek obejmuje wszystkich przedsiębiorców VAT, czynnych i zwolnionych, którzy wystawiają faktury. Czyli nie ma przebacz, każdy przedsiębiorca musi zastosować się do nowych przepisów. Oczywiście jak zawsze są pewne wyjątki, ale drobne. Mianowicie,  mikrofirmy (niskie miesięczne obroty), faktury o niskiej wartości, przedsiębiorcy „wykluczeni cyfrowo”, owszem będą mogli „wejść do systemu” później, to samo dotyczy rolników ryczałtowych. Natomiast ostatecznie będą musieli znaleźć się w systemie.

Konsekwencje dla przedsiębiorców.

Przygotowując się do zmiany przepisów w zakresie faktur VAT, konsultowano nowe regulacje i jako pozytywy podano, że dzięki temu nastąpi uproszczenie obiegu faktur, centralizacja, łatwiejszy dostęp do dokumentów. Dzięki tym zmianom nastąpi skrócenie czasu rozliczeń i zwrotów VAT oraz poprawa transparentności dokonywanych transakcji. Dalej czytamy, że nastąpi zmniejszenie ryzyka błędów formalnych przy fakturach, ponieważ format jest ustandaryzowany i walidowany. Na koniec być może najważniejsze, bo nastąpi lepsza kontrola administracji podatkowej i szybki dostęp do danych, co może ograniczyć oszustwa VAT.

Wyzwania i ryzyka.

Świat nie jest niestety kolorowy i za zmianą przepisów nie stoją same pozytywne rozwiązania. Przedsiębiorcy będą musieli przeprowadzić adaptację systemów informatycznych poprzez integrację firmowych programów księgowych, ERP z API KSeF. Będzie trzeba przeprowadzić szkolenia pracowników, a koszty będą wiadomo, po stronie przedsiębiorcy. Trzeba też pamiętać, że wprowadzając nowości, zawsze istnieje ryzyko błędów we wdrożeniu, choć ustawodawca przewidział okres przejściowy, który ma dać szansę na dostosowanie  systemów w sposób należyty.

Pamiętać trzeba, że brak należytej staranności może skutkować sankcjami, jeśli błędy będą powtarzalne lub rażące po zakończeniu okresów ochronnych.

Nie można zapomnieć, że przy takich rozwiązaniach mogą pojawić się problemy techniczne np. sytuacje awaryjne, gdzie system KSeF będzie niedostępny. Na szczęście ustawodawca przewidział tę kwestię i  przepisy przewidują tryb offline i pewne regulacje w tym zakresie.

Rekomendacje i jak się przygotować?

Aby uniknąć problemów, przedsiębiorcy powinni przeprowadzić analizę stanu obecnego, jak działają obecne systemy księgowe, fakturowania, jakie zmiany będą potrzebne technologicznie. Warto skontaktować się z dostawcami oprogramowania i sprawdzić, czy ERP / system księgowy obsługuje KSeF 2.0 / strukturę FA(3), czy będzie możliwa integracja, ile to kosztuje, ile czasu zajmie. Jeśli będzie zachodziła konieczność szkolenia pracowników, to trzeba to zrobić.

Warto też stworzyć procedury wewnętrzne w szczególności w zakresie obiegu dokumentów, archiwizacji, komunikacji z kontrahentami. Ustalić, co się dzieje, jeśli system będzie niedostępny. Dobrze, aby wykorzystać okresy przejściowe i testować wcześniej (np. od listopada 2025 r. dostępne będą certyfikaty, aplikacje testowe itp.).

Na koniec ważna informacja i propozycja, aby monitorować komunikaty Ministerstwa Finansów lub KAS,  bo w trakcie wdrażania mogą pojawić się doprecyzowania, interpretacje, wytyczne.

Na koniec, wnioski.

Wprowadzenie obowiązkowych faktur elektronicznych przez KSeF to istotna zmiana dla całego środowiska przedsiębiorców. Chociaż wiąże się to z wyzwaniami, przewidzenie tych zmian i odpowiednie przygotowanie pozwoli firmom skorzystać z korzyścią z lepszej efektywności, mniejszego ryzyka, usprawnienia procesów księgowych.

Dla mnie jako prawnika kluczowe będzie wspieranie Klientów w analizie zgodności z przepisami, opracowywanie modeli ryzyka przy błędach we wdrożeniu, udzielanie porad w zakresie umów z dostawcami oprogramowania, użycia trybu offline itp.

Oczywiście sama jestem przedsiębiorcą prowadząc Kancelarię Radcy Prawnego, zatem ten obowiązek także mnie dotyczy. No cóż, staję do zadania i działam.

Tymczasem życzę pięknego tygodnia, super pogody i wszystkiego dobrego. W Warszawie teraz jest ciepło i piękne słońce. Mam wrażenie, że lato postanowiło nam teraz wynagrodzić niedogodności pogodowe w lipcu.

No dobrze, już naprawdę kończę, do miłego. Pozdrawiam.